書類業務をweb上で作成・管理・運用できる業務効率化ツール「Greenfile.work」

［ICT研究開発事例］書類業務をweb上で作成・管理・運用できる業務効率化ツール「Greenfile.work」

概要・活用方法

＜概要＞
安全書類サービス：建設現場における労務安全書類の業務をすべてweb上で作成から提出・受け取り、協力会社情報の管理が可能となる。
調整会議サービス：建設現場における、安全巡回や作業日報、工程管理など調整会議で発生する書類の作成から管理まで可能な施工現場の業務効率化webシステム

＜活用方法＞
現場の把握、スケジュール調整にフォーカスし、建設現場における安全管理担当者と協力会社の間で発生する書類業務を従来の紙、エクセル、メール、郵送ではなくweb上で安全書類の作成・管理・運用を実施できる。
・マスタデータ（基本情報）を登録し、現場に関する情報を登録すると施工体制台帳が自動作成できる。（図1参照）
・協力会社が元請に提出する書類の内容に記入漏れ、期限切れがあったものにはシステムで自動検知され、アラートで通知。（図2参照）
・建設現場における、現場の作業予定や作業計画などを従来のホワイトボードでの管理および共有をパソコンやモバイル端末に置き換え、ネットワーク上で作業予定や実績を登録・確認を実施。安全衛生日誌やKY記録などの各種帳票も電子化し、書類の作成や管理の効率化にも貢献する。

特徴・効果

＜特徴＞
■安全書類サービス
・施工体制台帳、施工体系図などの書類を自動作成。
例）施工体系図は従来、協力会社が増えた場合、エクセルで新しく枠を追加して、全体のバランスを整えるなど細かい作業が発生するが、自動作成機能により、会社を追加するだけで施工体系図が作成され細かな作業の手間を削減する。
・書類の様式は全建統一様式を採用し、独自書式もエクセルやPDFなどファイルの状態でアップロードできるものであれば無制限に対応可能であり、Excelからのcsvデータ・特定のPDFファイルデータからの移行も可能。
例）サービス上に独自書式フォーマットをアップロードできる場所を設け、協力会社から指定の場所にアップロードしてもらう。
・全書類に「いつ・誰が・何を」の記録を付すことができ、メールで書類の差し戻しをする手間が省ける。
例）書類上にコメントできるため、協力会社はコメントと書類を一覧で確認ができる。また簡単なチャットのようにやりとりが行える。
・自動不備チェック機能により、協力会社の提出書類の記入漏れ／期限切れ／不整合を自動で検知してシステムから修正を促す。
例）協力会社が作成する安全書類の中で、社会保険や健康診断日の期限が切れていたり、過ぎていた場合、システム側で自動検知しアラートを表示する。
そのため、受領者がチェックする以前にシステムからの指摘により正確な書類提出が可能となり、差戻しがなくなる。

■調整会議サービス
・直感的な操作で簡単に現場配置図の作成が可能（図3参照）
・デジカメいらずで、是正箇所の写真と指示もスマホ一つで共有可能（図4参照）
・作業間連絡調整の状況が一目瞭然でわかる（図5参照）

＜効果＞
■安全書類サービス
・安全書類の作成や管理は従来、エクセルや紙ベースであり、社内または現場といった限定的な場所でしか書類のチェックができなかったが、すべてweb上で作成から管理までできるようになったことで、書類の修正や差戻しなどの手間が減り、安全書類の作成業務に要する時間は73.8%削減（図6参照）された。
・これらの結果、書類業務にかかる時間が減ったことで、長時間労働の是正や、休息時間が確保され、心身の健康保持および不安全行動の抑止に貢献ができた。

■調整会議サービス
・現場で発生する日々のKY報告書、作業日報、工程管理などの書類を、従来では当日の作成や確認作業が必要だったものがweb上で作成・管理が可能となり、事前にスマホやパソコンなどからチェックできることで、「どこで・だれが・いつ・なにをするか」の見える化により現場の作業や進行がスムーズとなる。また、スマホで撮った写真をその場でアップロードができることで、会社に戻ってパソコンに写真を取り込む作業を削減した。
・これらの結果、協力会社との工程管理や進捗状況の認識のズレをなくし、工期を予定通り安全に進行・完了を終えるだけでなく、長時間労働の是正や、休息時間が確保され、心身の健康保持および不安全行動の抑止に貢献ができた。

＜新規性＞
・スマホやタブレットでの利用が可能・従来の書類確認業務は「現場にある書類」を対象とするが、「システム上の書類」を確認できるため安全パトロールの時間短縮と現場の安全巡視に注力が可能となる。
・配置図機能を起点として様々な現場情報にアクセスが容易になる。クレーンや重機のアイコンから詳細情報を確認したり、各工区での作業内容・予定/実績を確認したりが可能。
・Google Mapが地図情報に多様なアイコンや様々な情報にアクセスしやすいように、配置図の画面から現場の進捗や状況をスムーズに一目で把握できる。・誰もが簡単に扱えるような使い心地を目指した導線設計。

活用上の注意点

・使用するにはネットワーク環境が必要である。
・入力できるデバイス（スマホ・タブレット等）の用意が必要となる。
・作業者に当該技術を用いることを周知させ、定期的なログインや記入・確認を怠らせないように徹底する。
・本技術で是正箇所の共有を行うとともに、実際に巡視を行い、現場で危険な箇所がないか確認を行う。
・利用者が操作方法などを理解するのに時間を要するため、自社でサポート体制を整え、サービスに対する利用者の不明点や不満を解決する必要がある。

自社で開発／改良したい技術

・Google Mapと連携して現場情報がWeb上でよりリアルに近い状態でわかるようにする。
・現場の統計情報と状況把握も可能にする。
・実績作業人員の集計や頻発事故の分析、全国の総出面や各地の技能者のひっ迫状況を職種毎に早期把握現場の安全と本社の管理部門と経営をサポートする。

対象とする主な対策(本質安全化)

事例のご紹介（動画）

安全書類サービス：元請会社様が利用するにあたり、登録方法から操作方法まで解説した内容

調整会議サービス：元請会社様が利用するにあたり、サービスの説明と実際の操作・運用方法まで説明した内容

登録番号	37-1
活用分類	無人化・省力化／能力支援等
適用工事	【土木工事】地下埋設物・架空線等上空施設一般／機械・装置・設備一般／仮設工事／運搬工／土工工事／基礎工事／コンクリート工事／圧気工事／土石流の到達するおそれのある現場での工事／道路工事／橋梁工事（架設工事）／山岳トンネル工事／シールド・推進工事／河川及び海岸工事／ダム工事／構築物の取りこわし工事／水力発電所等建設工事／鉄道軌道建設工事／砂防工事／土地整理土木工事／上下水道工事／その他の土木工事／土木工事全般【建築工事】仮設工事／建設機械／土工事／地業工事／躯体工事／仕上工事／電気設備工事／機械設備工事／外構工事／改修工事／解体工事／管工事／鉄骨・鉄筋コンクリート造家屋建築工事／木造家屋建築工事／その他の建築工事／建築工事全般【設備工事】電気・通信工事／機械器具設置工事／その他の設備工事／設備工事全般
作業	・マスタデータ（基本情報）の登録・建設現場における労務安全書類の作成・作業間連絡調整をweb上で行う
特許・実用新案	特許：無実用新案：無
第三者評価・表彰等	TRUSTe(一般社団法人日本プライバシー認証機構)ライセンス国土交通省主催i-Construction推進コンソーシアム技術開発・導入発表
当該事例紹介ウェブサイト	https://greenfile.work/ https://greenfile.work/
備考	※現在、21,000社において導入されている（2020年10月現在）。令和2年10月22日　内容変更
掲載日	2020年1月 7日
更新日	2020年10月22日

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企業情報

ロゴマークシェルフィー株式会社　グロース

ご担当者名: 千田　麻人

お電話でお問い合わせの方は: 070-1314-2528

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