労務安全書類をweb上で作成〜管理できる電子化サービス「Greenfile.work」

［ICT研究開発事例］労務安全書類をweb上で作成〜管理できる電子化サービス「Greenfile.work」

概要・活用方法

＜概要＞
安全書類サービス：建設現場における安全書類の業務をすべてweb上で作成から提出・受け取り、協力会社情報の管理が可能となる。
これにより現場業務の事務作業時間の削減と、安全管理全体の品質向上を実現する。

＜活用方法＞
【作業の効率化、業務負担軽減】
安全書類の「作成・管理・運用」等の諸業務を、従来の「紙・Excel・メール」ではなく、全てweb上で実施できる。
・マスター情報（基本情報）を登録し、現場に関する情報を登録すると施工体制台帳が自動作成できる。（図1参照）
・協力会社が元請に提出する書類の内容に記入漏れ、期限切れがあったものにはシステムで自動検知され、アラートで通知。（図2参照）
・Greenfile.work上で作成した書類は、全てクラウド上で管理可能であるため、過去の書類を探し出す時間や手間を削減し、長期的には書庫面積の縮小に貢献。
・各書類ごとに指摘記録を残せるので、Greenfile.work上で書類に関連するコミュニケーションが完結でき、効率的な運用が可能。

【現場の安全意識向上】
・Greenfile.workでの書類作成を通して、安全書類に関する知識の習得に繋がる。
・安全書類の不備をシステムで自動でチェックし、安全書類の品質を向上させる。
・上記方法で業務が削減されることにより、顧客満足度UPや施工品質向上に向けた時間を確保できる。（図3参照）
・書類の確認にかかる時間が短縮でき、本質的な安全パトロールが可能
※参考事例：Greenfile.workで若手社員の安全教育に取り組む【大和電設工業株式会社】
https://greenfile.work/case/217826
法令遵守の観点で、正確に早く是正できるのがとても助かります【株式会社グッドライフ建設】
https://greenfile.work/case/217579

特徴・効果

＜特徴＞
・施工体制台帳、施工体系図などの書類を自動作成。
例）施工体系図は従来、協力会社が増えた場合、Excelで新しく枠を追加して、全体のバランスを整えるなど細かい作業が発生するが、
自動作成機能により、会社を追加するだけで施工体系図が作成され細かい作業の手間を削減する。
・書類の様式は全建統一様式を採用し、独自書式もExcelやPDFなどファイルの状態でアップロードできるものであれば無制限に対応可能。
　ExcelからのCSVデータ・特定のPDFファイルデータからの移行も可能。
例）サービス上に独自書式フォーマットをアップロードできる場所を設け、協力会社から指定の場所にアップロードしてもらう。
・全書類に「いつ・誰が・何を」の記録を残すことができ、メール等での書類の是正指示における負担削減。
例）書類上にコメントできるため、協力会社はコメントと書類を一覧で確認ができる。また簡単なチャットのようなやりとりが可能。
・自動不備チェック機能による、協力会社の提出書類の記入漏れ／期限切れ／不整合等の自動検知、修正通知、及び正確な書類の作成実現。
例）協力会社が作成する安全書類の中で、社会保険や健康診断日の期限が切れていたり、過ぎていた場合、システム側で自動検知しアラートを表示する。そのため、受領者がチェックする以前にシステムからの指摘により正確な書類提出が可能となり、差戻しがなくなる。
・CCUSで定められた入退場記録の蓄積が可能。
Greenfile.workで管理している「現場情報」「編成情報」「技能者情報」「事業者情報」等の情報をCCUSに連携することにより二度手間が大きく削減され、CCUSへの対応工数が効率化される。
　※対応デバイス：iPadまたはiPhone、EasyPassカードリーダー、ICカードリーダー（BNR01NF）

＜効果＞
【安全書類業務の効率化】
・安全書類の作成や管理は従来、Excelや紙ベースであり、社内または現場といった限定的な場所でしか書類のチェックができなかったが、すべてweb上で作成から管理までできるようになったことで、書類の修正や差戻しなどの手間が減り、安全書類の作成業務に要する時間は73.8%削減（図3参照）された。
　※元請企業52社から導入後の実態ヒアリングを実施し、それらの平均値から算出。
・その結果、長時間労働の是正や休憩時間が確保され、心身の健康保持および疲労や睡眠不足による注意力散漫等が原因の不安全行動の抑止に貢献ができた。

【現場の安全意識向上、コンプライアンス面の強化】
・安全書類業務の負担が軽減されることにより、現場担当者が本来の業務（施工管理や安全に留意した作業）に集中できる。
・協力会社も安全書類の内容や意義に興味を持つようになり、現場全体の安全意識向上を実現。
・不備のない書類を作成、漏れなく保管できることにより、会社全体でコンプライアンス遵守が可能。
・Greenfile.workで社内体制が変更でき、現場担当者の時間外労働が10%削減。空いた時間を自己研鑽に活用し、施工管理資格の取得者も増加。
・安全書類を全てクラウド管理できることにより、完了検査での安全管理の項目で満点を獲得。利用企業の県知事表彰受賞にも貢献。
　※Greenfile.work導入中の元請企業の導入インタビューより抜粋。（https://greenfile.work/case#introduction）

＜新規性＞
・パソコンやタブレットでの利用が可能
・従来の書類確認業務は「現場にある書類」を対象とするが、「システム上の書類」を確認できるため安全パトロールの時間短縮と現場の安全巡視に注力が可能となる。

活用上の注意点

・PC、携帯端末（iPad）などデバイスに関わらず使用可能であるが、最新のブラウザ（Google Chrome・Microsoft Edge）を使用する必要がある。
※Microsoft Edge（最新版）も使用可能であるが、より安全で円滑な操作をご体感いただくにあたって、Google Chromeが最も推奨された環境である。
・情報の更新を正しく行うため、定期的なログイン・ログアウトをすることを徹底する。

・CCUS対応の入退場履歴蓄積デバイスは下記のとおり。
顔認証：iPadまたはiPhone
CCUSカード：EasyPassカードリーダー（EasyPass for Greenfile.work）
CCUSカード：ICカードリーダー（BNR01NF）・カードリーダー接続用デバイス（パソコンまたはiOSデバイス）
就業履歴データ登録標準API連携認定システム一覧はこちら　https://www.auth.ccus.jp/p/certified#certified-cr

対象とする主な対策(本質安全化)

• ［危険作業対策］災害復旧工事／斜面掘削工事／トンネル切羽作業／解体工事／橋梁点検作業／外壁点検作業／水中点検作業／車両系建設機械作業／軟弱地盤工事／現場溶接
• ［有害業務対策］熱中症／アスベスト（石綿）／酸欠・硫化水素／粉じん／化学物質／振動／高気圧／騒音作業
• ［職場環境改善・メンタルヘルス対策］生産性の向上／教育・訓練の充実／不安全行動の抑止／苦渋反復作業の解消／心身の健康確保

事例のご紹介（動画）

登録番号	37-1
活用分類	無人化・省力化／能力支援等
適用工事	【土木工事】 地下埋設物・架空線等上空施設一般／機械・装置・設備一般／仮設工事／運搬工／土工工事／基礎工事／コンクリート工事／圧気工事／土石流の到達するおそれのある現場での工事／道路工事／橋梁工事（架設工事）／山岳トンネル工事／シールド・推進工事／河川及び海岸工事／ダム工事／構築物の取りこわし工事／水力発電所等建設工事／鉄道軌道建設工事／砂防工事／土地整理土木工事／上下水道工事／その他の土木工事／土木工事全般 【建築工事】 仮設工事／建設機械／土工事／地業工事／躯体工事／仕上工事／電気設備工事／機械設備工事／外構工事／改修工事／解体工事／管工事／鉄骨・鉄筋コンクリート造家屋建築工事／木造家屋建築工事／その他の建築工事／建築工事全般 【設備工事】 電気・通信工事／機械器具設置工事／その他の設備工事／設備工事全般
作業	・マスター情報（会社情報などの基本情報）の登録 ・建設現場における安全書類の作成・管理 ・建設キャリアアップシステム（CCUS）との連携 ・顔認証システムによる入退場管理
特許・実用新案	特許：無　申請中 実用新案：無　申請中
第三者評価・表彰等	TRUSTe(一般社団法人日本プライバシー認証機構)ライセンス 国土交通省主催 i-Construction推進コンソーシアム技術開発・導入発表 国土交通省主催 令和4年度インフラDX大賞 スタートアップ奨励賞　受賞 https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000002.000117941.html
当該事例紹介ウェブサイト	https://greenfile.work/
備考	※2024年1月現在、160,000社以上に導入されている。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 令和6年1月22日　内容変更　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 参照：https://greenfile.work/news/220343
掲載日	2020年1月 7日
更新日	2024年2月14日

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